Version mise à jour — 2026
1. Préambule
La présente politique a pour objectif de vous informer, en toute transparence, sur la façon dont la société GEOTOPO collecte, utilise, conserve et protège vos données à caractère personnel, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».
GEOTOPO peut faire évoluer cette politique pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou de ses outils (notamment ses prestataires techniques). Nous vous invitons à la consulter régulièrement. La date de dernière mise à jour figure en tête de ce document.
2. Responsable du traitement
Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est :
SARL GEOTOPO 208, rue de l'Ancienne Distillerie – 69400 Gleizé SIRET : 423 920 883 00026 Contact : info@geotopo.fr
Délégué à la protection des données / référent RGPD : Claude Fontaine, dirigeant. Contact dédié : info@geotopo.fr (objet : « Protection des données personnelles »)
3. Définitions utiles
Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (nom, e-mail, identifiant en ligne, etc.).
Traitement : toute opération portant sur des données personnelles (collecte, enregistrement, conservation, consultation, utilisation, transmission, effacement, etc.).
Sous-traitant : entité qui traite des données personnelles pour le compte et sur instruction du responsable du traitement (c'est le cas, par exemple, des outils décrits à la section 8).
4. Quelles données collectons-nous, et pourquoi ?
Les données que nous collectons dépendent de votre relation avec GEOTOPO (visiteur, prospect, client, utilisateur d'un compte). Elles peuvent inclure : identité (nom, prénom), coordonnées (adresse postale, e-mail, téléphone), données professionnelles (société, fonction), données de connexion et de navigation (adresse IP, pages visitées, source de trafic), données de commande et de facturation, préférences marketing et statut de consentement.
Formulaire de contact du site — lorsque vous nous contactez via notre formulaire en ligne, nous collectons : civilité, nom, prénom, nom de l'entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale. Ces données sont utilisées exclusivement pour traiter votre demande et vous répondre, et sont ensuite intégrées à votre fiche contact/prospect dans notre CRM HubSpot (voir section 8).
Ces données sont utilisées pour :
• gérer votre relation client ou prospect (devis, commandes, livraison, service après-vente, facturation) ;
• répondre à vos demandes via nos formulaires de contact ;
• gérer votre compte client (identifiants, historique, listes de favoris) ;
• vous adresser, si vous y avez consenti ou sur la base de notre intérêt légitime pour la prospection B2B, des communications commerciales et marketing (newsletters, offres, invitations) ;
• mesurer l'audience du site et améliorer nos contenus et services ;
• assurer la sécurité du site et prévenir la fraude.
5. Sur quelle base légale traitons-nous vos données ?
Selon les cas, nos traitements reposent sur :
• l'exécution d'un contrat (traitement de vos commandes, gestion de votre compte client) ;
• votre consentement (newsletter, cookies non essentiels, prospection de particuliers) ;
• notre intérêt légitime (prospection commerciale B2B dans le respect de vos droits, amélioration et sécurité du site) ;
• le respect d'une obligation légale (facturation, conservation de documents comptables).
6. Durées de conservation
| Catégorie de données | Finalité | Durée de conservation |
| Données de contact (formulaire) | Gestion de la relation client | 5 ans à compter du dernier contact, avec anonymisation des données identifiantes des contacts inactifs dans un délai raisonnable |
| Données client (commandes, facturation, compte) | Gestion commerciale et comptable | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L. 123-22 du Code de commerce et Livre des procédures fiscales), indépendamment de l'anonymisation de la fiche relationnelle ci-dessus |
| Données de prospection / newsletter | Marketing Direct | Jusqu'au retrait du consentement, avec anonymisation après 3 ans sans interaction |
| Cookies et traceurs | Mesure d'audience, préférences, marketing | 13 mois maximum à compter du dépôt (recommandation CNIL) |
| Données de connexion / logs techniques | Sécurité, prévention de la fraude | 1 an maximum |
7. Qui a accès à vos données ?
En interne, l'accès à vos données est limité aux services de GEOTOPO qui en ont besoin pour l'exercice de leurs missions : service commercial, service client, logistique, service marketing, comptabilité. Vos données ne sont ni vendues, ni louées à des tiers.
8. Nos sous-traitants et prestataires
Dans le cadre de nos activités, nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte, en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD. Nous nous assurons qu'un contrat encadrant ce traitement (Data Processing Agreement) est en place avec chacun d'eux. Ces prestataires interviennent notamment dans les catégories suivantes :
• Gestion commerciale, comptable et logistique (progiciel de gestion intégré / ERP), hébergé en France ;
• Gestion de la relation client et marketing (CRM, emailing, formulaires, chat) : HubSpot, avec des données hébergées en région Union européenne ;
• Pilotage de nos campagnes publicitaires en ligne : ADFEED (agence de communication digitale basée en France), qui opère nos campagnes sur la plateforme Google Ads ;
• Mesure d'audience du site : Google Analytics ;
Nous ne transmettons vos données à des tiers autres que nos sous-traitants que dans la mesure permise par la loi (par exemple sur demande des autorités compétentes) ou avec votre consentement.
9. Transferts de données hors Union européenne
Lorsque l'un de nos prestataires est situé hors de l'Union européenne, nous nous assurons qu'un mécanisme de transfert reconnu par le RGPD est en place : décision d'adéquation (par exemple le Data Privacy Framework UE-États-Unis), clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou autres garanties appropriées. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en nous contactant (coordonnées en section 12).
La plupart de nos prestataires traitent vos données au sein de l'Union européenne. Certains outils utilisés sur le site sont toutefois édités par des sociétés établies hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis, ce qui peut entraîner un transfert de données :
• Google (Google Ireland Ltd / Google LLC), pour Google Analytics (mesure d'audience) et Google Ads (diffusion des campagnes publicitaires pilotées par ADFEED - Agence de Communication Digitale) ;
• HubSpot, Inc., pour la gestion de la relation client et le marketing — bien que les données de GEOTOPO y soient hébergées en région Union européenne, un transfert ponctuel reste possible (par exemple pour certaines fonctions de support ou de maintenance assurées depuis les États-Unis).
Dans chacun de ces cas, nous nous assurons qu'un mécanisme de transfert reconnu par le RGPD encadre le traitement : décision d'adéquation de la Commission européenne (notamment le cadre EU-US Data Privacy Framework, applicable aux prestataires américains certifiés — c'est le cas de Google, Meta et HubSpot), clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914 du 4 juin 2021) prévues à titre subsidiaire, ou autres garanties appropriées.
Vous pouvez obtenir, sur simple demande auprès de nous (coordonnées en section 14), la liste précise et à jour de nos prestataires, le pays où vos données sont traitées, et une copie des garanties applicables à chaque transfert.
10. Sécurité de vos données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation : chiffrement des échanges (protocole TLS/SSL), gestion des habilitations d'accès selon le principe du besoin d'en connaître, sensibilisation de nos équipes, contrats encadrant nos sous-traitants.
11. Cookies et traceurs
Qu'est-ce qu'un cookie ?
Un cookie est un petit fichier déposé sur votre terminal lors de votre navigation sur notre site. Il permet, selon son type, de faire fonctionner le site, de mesurer sa fréquentation, ou de personnaliser des contenus publicitaires.
Les cookies que nous utilisons
• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site (panier, connexion à votre compte, sécurité). Ils ne nécessitent pas de consentement.
• Cookies de mesure d'audience : nous permettent de comprendre la fréquentation et l'usage du site. Ils peuvent être exemptés de consentement s'ils respectent les critères CNIL (finalité strictement statistique, information claire, opposition possible), sinon ils requièrent votre consentement.
• Cookies marketing / publicitaires (y compris ceux liés à HubSpot et, le cas échéant, aux réseaux sociaux ou régies publicitaires) : soumis à votre consentement préalable.
• Cookies de préférences : mémorisent vos choix de navigation (langue, affichage).
Votre consentement
Conformément aux lignes directrices et à la recommandation de la CNIL relatives aux cookies (délibération n° 2020-091 et recommandation du 17 septembre 2020), vous pouvez à tout moment accepter ou refuser les cookies non essentiels via le bandeau de consentement affiché lors de votre première visite sur le site, avec la même facilité pour accepter que pour refuser. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » disponible en pied de page du site, ou en configurant votre navigateur.
Le consentement donné a une durée de validité maximale de 13 mois ; à l'issue de ce délai, il vous sera à nouveau demandé.
Vous pouvez également gérer les cookies directement depuis votre navigateur :
• Chrome : https://support.google.com/accounts/answer/32050
• Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
• Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/effacer-les-cookies-pour-supprimer-les-information
12. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données :
• droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie ;
• droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites prévues par la loi. Compte tenu de contraintes techniques propres à certains de nos outils de gestion, cet effacement peut, dans certains cas, prendre la forme d'une anonymisation irréversible des données identifiantes plutôt que d'une suppression physique immédiate de l'enregistrement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition, notamment à tout traitement à des fins de prospection commerciale ;
• droit à la portabilité de vos données lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou un contrat ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements passés ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL — www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris).
Comment exercer vos droits ?
• Pour la plupart des demandes courantes, vous pouvez agir directement depuis votre compte client (modification, export, suppression du compte).
• Pour toute autre demande, contactez-nous par le formulaire de contact du site en indiquant comme objet : « Demande concernant la protection et l'accès à vos données personnelles », ou par courrier à : SARL GEOTOPO – 208, rue de l'Ancienne Distillerie – 69400 Gleizé, accompagné d'un justificatif d'identité.
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois, pouvant être porté à deux mois pour les demandes complexes.
13. Communication et marketing direct
Si vous êtes client de GEOTOPO (signature d'un contrat ou d'un bon de commande), vous pouvez recevoir des communications relatives à nos produits et services sur le fondement de notre intérêt légitime, sauf opposition de votre part.
Si vous n'êtes pas client, votre consentement préalable est requis avant tout envoi de communication marketing (formulaire d'inscription à la newsletter, case de consentement dédiée).
Vous pouvez à tout moment vous désinscrire en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans chacune de nos communications, ou en nous contactant directement.
14. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection de vos données :
SARL GEOTOPO — 208, rue de l'Ancienne Distillerie – 69400 Gleizé info@geotopo.fr — 04 74 69 94 00
